Mayflower-Referenzen » Vaillant Group SAP-Altmodul

SAP-Ablöse strategisch gedacht:

Ablösung eines SAP-Altmoduls und Aufbau einer flexiblen Architektur für mehr Innovation und neue Features

Ein Update eines SAP-Systems sorgt für den Wegfall eines essenziellen Moduls. Die Frage, die sich nun stellt: Mit allen bisherigen Einschränkungen teuer nachbauen oder die Gelegenheit nutzen, und die Herausforderung architektonisch und Feature-driven neu denken?

Vaillant SAP-Ablöse

Die Vaillant Group hat die SAP-Transformation als Chance genutzt, das veraltete Modul durch eine spezialisierte Lösung zu ersetzen, die das Ersatzteilgeschäft nachhaltig beschleunigt und modernisiert.

Die Vaillant Group, ein international tätiger Hersteller von Heiz- und Klimatechnik, stand vor dieser grundlegenden SAP-Transformation: Der Konzern plante die Migration auf SAP S/4HANA© – das zu der Zeit genutzte, historisch gewachsene Ersatzteilmodul wäre dort jedoch nicht mehr verfügbar gewesen.

Für die Vaillant Group entwickelte Mayflower auf Basis des bestehenden Ersatzteilkatalogs ein spezialisiertes System, das die alte SAP-Funktionalität nicht nur ablöste, sondern das Ersatzteilgeschäft nachhaltig beschleunigte und modernisierte.

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Veraltete Software ist oft Nährboden für eine Schatten-IT, die Zeit, Qualität und Innovationen kostet. Die Ablöse veralteter SAP-Module bieten Vorteile auf mehreren Ebenen:

  • Beschleunigung der Prozesse – damit werden Preis- und Sortimentsanpassungen in wenigen Minuten anstelle von 30 – 50 Minuten pro Updatelauf durchgeführt.
  • Höhere Datenqualität & bessere Governance durch integrierte Validierungsregeln und Plausibilitätsprüfungen.
  • Entlastung und bessere Usability für Fachabteilungen – ein wichtiger Schritt gegen Schatten-IT, da fachliche Zusammenhänge sichtbar werden und aufwändige Excel-Analysen entfallen.

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Altlasten, Abkürzungen, Excel –
Ersatzteilprozesse ausserhalb von SAP

Ersatzteilprozesse ausserhalb von SAP

Die Vaillant Group betrieb ein SAP-System (vor SAP S/4HANA), das um ein proprietäres Ersatzteilmodul erweitert war. Über die Jahre war die Ersatzteilorganisation gewachsen – mit länder- und marktspezifisch getrennten Datenbeständen und einer Pflege über klassische SAP-Masken mit begrenzten Feldlängen. Um die Informationen dennoch praxistauglich abzubilden, wurden Bezeichnungen teils über Abkürzungen und kontextabhängige Konventionen ergänzt.

SAP diente im Ersatzteilbereich dabei vor allem als zentrale Datenbasis. Operative Arbeitsschritte – insbesondere im Zusammenspiel mit dem bestehenden Ersatzteilkatalog – wurden ergänzend über Excel-gestützte Workflows abgebildet. Der Datenaustausch erfolgte über von SAP erzeugte Textdateien, die auf Netzlaufwerken bereitgestellt und von den Fachabteilungen in Excel weiterverarbeitet wurden (z. B. für Plausibilitätsprüfungen und das Ergänzen fehlender Angaben). Das daraus entstehende Datenpaket bildete anschließend die Grundlage für den Import in den Ersatzteilkatalog.

Dadurch entstand ein Prozess mit mehreren Übergaben zwischen Systemen, der manuelle Aufwände verursachte und die Durchlaufzeiten bei Änderungen spürbar erhöhte – insbesondere, wenn Daten in mehreren Ländern oder Marken konsistent aktualisiert werden mussten.

Excel-gestützte Abläufe binden Kapazitäten

Die Auswirkungen zeigten sich vor allem in der täglichen Arbeit:

  • ❌ Der Export und die Weiterverarbeitung eines Länderkatalogs nahmen merklich Zeit in Anspruch – und fielen bei jeder Änderung erneut an.
  • ❌ Preis- oder Sortimentsanpassungen erforderten mehrere Abstimmungsschritte und konnten sich – je nach Umfang – über mehrere Tage erstrecken.
  • ❌ Ohne durchgängige, systemseitige Prüfregeln lag ein Teil der Qualitätssicherung prozessbedingt in der manuellen Prüfung durch die Teams.
  • ❌ Auswertungen wie „Wo wird dieses Teil überall verwendet?“ waren möglich, jedoch häufig mit zusätzlichem Aufwand verbunden, da Informationen aus mehreren Exporten zusammengeführt werden mussten.

Mit der geplanten Migration auf SAP HANA wurde zudem klar: Das bisherige Ersatzteilmodul war im Zielstandard nicht mehr vorgesehen.

Daher fiel die Entscheidung, die Gelegenheit zu nutzen und das Ersatzteilmanagement zukunftsfähig, integrierter und skalierbar neu aufzubauen.

Innovation & Modernisierung die Stärken aus dem Bestandssystem nutzen

Gemeinsam mit der Vaillant Group entschied sich Mayflower bewusst gegen einen 1:1-Rebuild im SAP-Kern und für eine arbeitsteilige, zukunftsfähige Lösung.

SAP S/4HANA© bleibt führend für:

  • Materialstammdaten (Materialnummer, Grundbezeichnung, Gewicht, Basispreis),
  • Preisfindung je Markt, Werk und Land,
  • Integration in Finanz- und Logistikprozesse.

Das Ersatzteil-Katalogsystem von Mayflower wird führendes System für:

  • Gerätestrukturen, Baugruppen, Produktgruppen, Technologien,
  • Zuordnung von Teilen zu Geräten und Baugruppen („welcher Dichtungsring sitzt in welchem Ventil in welchem Gerät?“),
  • Validierung und Plausibilisierung der Daten,
  • benutzerfreundliche Pflegeoberflächen für die Fachbereiche.

Damit wurde das bisherige „Konsumentensystem“ zum System of Record für alle strukturellen und fachlichen Aspekte der Ersatzteildaten.

Von manuellen Exporten zu automatisierten SAP-Schnittstellen

Mayflower ersetzte den manuellen Datei- und Excel-Prozess durch eine direkte, push-basierte Anbindung an SAP.

Profitiere von unserer Expertise
  • Implementierung mehrerer IDoc-basierter Schnittstellen und Web Requests:
    • für Materialstammdaten,
    • für Preiskonditionen sowie Länder-/Werks-Setups,
    • für reine Preisinformationen.
  • SAP pusht Änderungen an das Katalogsystem, statt dass dieses periodisch Daten abfragt.
  • Das Katalogsystem spiegelt die relevanten SAP-Stammdaten (mehrere Millionen Materialdatensätze) und beschleunigt Abfragen deutlich.

Modern und innovationsfördernd auf allen Ebenen

Die neue Architektur und das erweiterte Katalogsystem liefern spürbare Vorteile auf mehreren Ebenen.

Schnelle Prozesse statt langwieriger Schleifen

  • Die Generierung und Aktualisierung von Ersatzteilkatalogen erfolgt heute innerhalb weniger Minuten – anstelle von 30–50 Minuten pro Lauf.
  • Preis- und Sortimentsanpassungen lassen sich wesentlich schneller in allen relevanten Märkten ausrollen.
  • Die Fachbereiche sind nicht mehr tagelang damit beschäftigt, manuelle Fehler zu korrigieren oder Exporte neu anzustoßen.

Höhere Datenqualität und bessere Governance

  • Integrierte Validierungsregeln und Plausibilitätsprüfungen im Katalogsystem erkennen Inkonsistenzen frühzeitig.
  • Fehler müssen nicht mehr aufwendig über SAP-Exporte und Excel bearbeitet werden, sondern lassen sich gezielt im System korrigieren.
  • Die Datenqualität steigt – bei gleichzeitig sinkender Abhängigkeit von Excel als Schatten-IT.

Entlastung & bessere Usability für die Fachabteilungen

  • Fachabteilungen arbeiten heute mit einer modernen, domänenspezifischen Oberfläche statt mit generischen SAP-Masken.
  • Die Pflege von Gerätestrukturen, Baugruppen und Teilezuordnungen ist intuitiver und schneller.
  • Fachliche Zusammenhänge (z. B. wo ein Teil verbaut ist) sind auf Knopfdruck sichtbar; früher aufwendige Excel-Analysen entfallen.

Schrittweise, risikoarme Migration

Mayflower ersetzte das SAP-Ersatzteilmodul marktweise statt im Big Bang: Ein Prototyp nach ~12 Monaten, Go-live nach 18–24 Monaten, getragen von einem schlanken Team (4–6 Personen).

Zu Beginn wurden die bestehenden Datenstrukturen 1:1 übernommen (inklusive alter Feldgrenzen), um die Fachbereiche nicht zu überlasten.

Danach wurden etwa 30 Märkte sukzessive migriert: Pilotmarkt, Abschaltung des alten Moduls nach erfolgreichem Live-Gang, dann schrittweises Umschalten weiterer Märkte bis zur vollständigen Umstellung.

Parallel definierte Mayflower mit den Fachbereichen zusätzliche Validierungslogiken und Funktionen für die neue Lösung.

Mehr Funktionalität und Raum für Innovation

Im SAP-System mussten sich Mitarbeitende und Arbeitsprozesse an das System anpassen. Durch die Entwicklung des Ersatzteilkatalogs haben sich die Vorzeichen gedreht: es wurden Funktionen ermöglicht, die im alten SAP-Setup nur schwer oder gar nicht umzusetzen gewesen wären. Durch diese Entzerrung konnten über die Jahre zahlreiche Feature Requests und gänzlich neue Ideen implementiert werden.

Strategische IT-Vorteile durch gezielte & intelligente Ablöse

Die Vaillant Group hat mit diesem Schritt gezeigt, wie sich eine SAP-Modernisierung mit der Entkopplung fachlicher Speziallogik sinnvoll verbinden lässt: So wird SAP S/4HANA© gezielt dort eingesetzt, wo es stark ist – bei Stammdaten, Finance, Logistik und Integration.

Die fachliche Speziallogik im Ersatzteilbereich liegt in einem flexiblen, anpassbaren Katalogsystem, statt tief im SAP-Customizing vergraben zu sein. So können auch künftige Änderungen in der SAP-Landschaft (z. B. neue SAP S/4HANA©-Instanzen, Hubs, PLM-Integration) über klar definierte Schnittstellen adressiert werden, ohne dass das Herzstück des Ersatzteilmanagements ständig umgebaut werden muss.

Die Ablösung historischer SAP-Module oder die Entzerrung komplexer Prozesslandschaften ist kein unüberwindbares Hindernis – wir unterstützen dich dabei, architektonisch saubere und betriebswirtschaftlich sinnvolle Wege zu gehen.

  • Keine teure 1:1-Rekonstruktion eines Altmoduls,
  • dafür eine klare Aufgabentrennung, schnelle Prozesse, bessere Datenqualität und zufriedene Fachbereiche.
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Mit weltweit über 16.000 Mitarbeitern gehört die Vaillant Group mit Hauptsitz in Remscheid zu den Markt- und Technologieführern im Bereich Heiztechnik. Das Unternehmen bietet energiesparende und umweltschonende Systeme für Heizen, Kühlen und warmes Wasser – vor allem auf Basis erneuerbarer Energien. Diese Systeme sorgen für höchsten Wohnkomfort – genau wie das Serviceangebot, das den kompletten Produktlebenszyklus begleitet.

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Kluges Vorgehen in der Modernisierung sichert Ihnen:

  • Optimierte und beschleunigte Prozesse: Beispiel Vaillant Group – von aufwendigen Aktualisierungsläufen zu Aktualisierungen in wenigen Minuten
  • Zukunftsfähige Architektur – stabil, erweiterbar, wartbar. Bei Bedarf auch mit Inegration der Stärken des Altsystems
  • Entlastung durch bessere Usability für Fachabteilungen
  • Höhere Datenqualität und deutlich weniger Schatten-IT

Mayflower ist Spezialist für Software-Modernisierung und datengetriebene Lösungen. Unser Ansatz: pragmatisch statt überkomplex, belastbar statt verspielt. Wir kombinieren langjährige Erfahrung mit modernen Technologien und helfen Unternehmen, ihre Systeme zukunftsfähig zu machen – schnell, stabil und erweiterbar.

Das bedeutet für unsere Kunden:

  • ✓ Erfahrung aus vielen Modernisierungsprojekten
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